Логистика или организация снабжения предприятия продуктами для производства блюд, товарами для перепродажи, расходными материалами для оказания услуг гостям и обеспечения хозяйственной деятельности является важнейшим бизнес-процессом. Это обусловлено его затратным характером. Поэтому строжайшая формализация и контроль крайне необходимы в плане управления. Исследования показывают, что снижение логистических затрат на 3% даёт повышение рентабельности продаж на 1-2% . Это достигается чёткой организацией единого процесса товародвижения от поставщика до конечного потребителя или гостя, целью которого является минимизация до необходимого уровня затрат на закупку, транспортировку, хранение продукции и ускорение оборачиваемости капитала за счёт минимизации хранимых запасов. При этом решаются задачи:
- разработка и реализация единой политики и стратегии закупок;
- выработка и реализация методик поиска, выбора и оценки поставщика, договорной работы с ним;
- создание и неукоснительное соблюдение единого цикла организации поставок и движения продукции внутри предприятия по точкам производства и продаж;
- формирование отчётности по логистическим процессам, в том числе, по системе сбалансированных показателей;
- контроль движения, сохранности и правильности расходования продукции внутри предприятия по точкам производства и продаж.
Если на предприятии нет должности логистика, то эти задачи обычно решает заместитель генерального директора.
Поскольку специфика предприятий питания, что поставщики обычно доставляют заказанные товары своими транспортными средствами, то транспортная часть логистики на них отсутствует. В этой связи будем рассматривать только два направления логистики. Первый, это закупки, второй - хранение и перемещение закупаемого внутри предприятия. Рассмотрим особенности каждого из них.
Сущность закупочной части логистики заключается в следующем. Это процесс обеспечения предприятия продуктами для производства собственной продукции, товарами для перепродажи и расходными материалами для оказания услуг посетителям или гостям (если такие продаются на предприятии). Здесь, с точки зрения формализации, важны три аспекта:
- постоянное изучение рынка в целях контроля закупочных цен и эффективного управления соответствующими затратами;
- работа с поставщиками в целях оптимизации их количества, качества и состава;
- анализ расходования всего закупаемого с целью минимизации средств, «замороженных» в запасах продуктов, товаров, материалов.
По первому аспекту формализация состоит в том, чтобы установить и отладить систему постоянного мониторинга рынка поставщиков, т.е. получения информации о ценах поставок из различных источников. Таковыми могут быть: Интернет, издаваемые каталоги, разовые конкретные предложения, периодический обзвон реальных поставщиков и т.п. Рекомендуется проводить раз в квартал по наиболее расходуемым позициям. Это позволит исключить злоупотребления ответственного за закупки, исключить излишние затраты и будет способствовать точности учёта товарных ценностей.
Кроме того, практика показала хорошую эффективность такого элемента формализации логистики закупок, как введение единого ассортиментного перечня закупаемых продуктов и товаров. Разработка классификатора и перечня позволяет поставить под полный контроль процесс закупок, поскольку исключает произвол в выборе закупаемого, ставит на объективную основу работу с поставщиками и облегчает мониторинг цен на продукты и товары. Указанные документы разрабатываются на основе единого ассортиментного перечня продаваемых товаров и услуг.
По второму аспекту решение задачи формализации заключается в установлении долговременных договорных отношений с минимизированным количеством поставщиков. С ними должны быть выработаны взаимовыгодные условия сотрудничества и заключены соответствующие договора. Это позволит стабилизировать поставки, минимизировать соответствующие затраты и облегчит учёт товарных ценностей. Поставщики охотно работают на льготных условиях со стабильными покупателями. Но главное в том, что процесс закупок становится полностью подконтрольным. Такой поставщик, как «Рынок» или «Базар», практически должен быть исключён из логистического процесса.
В рамках третьего аспекта формализация состоит в установлении системы накопления статистических данных о расходовании закупаемого по интервалам времени, по номенклатуре продуктов, товаров и расходных материалов, по основным направлениям операционной деятельности предприятия. Такие данные позволят осуществлять закупки в нужное время и в нужных объёмах. Это обеспечивает возможность минимизации хранимых запасов без ущерба для качества обслуживания гостей, т.е. минимизирует «замороженные» в запасах оборотные средства. В автоматизированной системе такая задача решается легко и просто.
Вторая составляющая логистики на предприятии является процессом хранения и движения продуктов, товаров, материалов между складами (отделами) предприятия. Он должен сопровождаться постоянным и скрупулёзным учётом всего и на каждом шагу - от оприходования на основной склад до продажи гостям. Только таким образом можно пресечь саму возможность злоупотреблений персонала, связанную с продуктами. При этом под складами, кроме основного, понимаются все элементы предприятия, на которых хотя бы временно хранятся товарные ценности до их реализации. Это склады временного хранения, такие как сухой слад, склад суточного запаса продукции. Здесь необходимо формализовать оприходование товарных ценностей на основной склад, их передачу на склады временного хранения и списание с основного склада, учёт на складах временного хранения и списание с них после продажи гостям.
В автоматизированной системе управления указанная задача решается точно, легко и просто. Необходимо только чётко описать процесс в следующих аспектах: на основании какого документа или чьих указаний, что, когда и как учитывается, перемещается и списывается. Это описание в дальнейшем следует ввести в систему для контроля с целью выявления возможных злоупотреблений и систематически просматривать результаты на компьютере. То, что у менеджеров есть такая возможность, и она регулярно используется, должны знать соответствующие сотрудники.
В завершение несколько слов об особенностях упоминавшегося выше мониторинга рынка поставщиков. Как показывает практический опыт, в зависимости от конкретных целей и задач мониторинга (соответственно, объёма работы), он занимает от 1 до 3 рабочих дней сотрудника типа диспетчера на телефоне. Сам исполнитель ни в коем случае не должен быть зависимым в том или ином смысле от сотрудника, ответственного за логистику.
Результаты мониторинга обобщаются в трёх градациях цен - минимальные, максимальные и средние. Они служат основанием для выявления возможных злоупотреблений сотрудника, ответственного за логистику, пересмотра списка поставщиков и/или обоснованной коррекции договоров на следующий период. В этой связи договора на поставки целесообразно заключать на полгода, в крайнем случае, на год.
Эксперты MAGNAT внедряют методологию блока "логистика" как удаленно, так и во время выездных обследований.

 Контроль и маркировка готовой продукции

Общая концепция учета в ФК основана на переходе от традиционных единиц измерения в общественном питании (граммы, миллилитры) к единицам (« штукам» товара)
Вся продукция, отпущенная со склада в виде сырья перерабатывается в готовую продукцию. Готовая продукция взвешивается и маркируется самоклеющейся этикеткой. После отгрузки на точки распределения, продукция снова приходуется через сканер штрих- кодирования. Таким образом, обеспечивается вторая стадия контроля в учете.
Упаковка с нанесением самоклеющейся этикетки с штрих - кодом - это своеобразный входной билет в многоступенчатую систему контроля учета в программах автоматизации.
Предположим, что на ФК на любой вид полимерной упаковки (ПЭ ведро, вакуумный пакет, покрывная пленка на одноразовом лотке) был нанесен элемент штрихкодированного этикетирования. Данная единица упакованной продукции не только облегчает и ускоряет учет (этикетка занесена в базу данных программы учета при помощи сканера), но и решает основную проблему «общепита» - переход от граммов, калорий и миллилитров к единицам и штукам. Это и есть первый кордон на пути неблагонадежных сотрудников. В дальнейшем, поступив на склад на точке, данная уже единица (штука) продукции «оприходована» при помощи того же сканера во второй раз, а ее прохождение через систему учета в третий раз произойдет после сканирования покупки на кассе при выходе. Предположим, что наша упаковка - транспортная и предназначена только для доставки в школьную столовую для перекладывания в витрину. При этом, переложив продукт, сотрудник обязан сохранить упаковку вместе с намертво приклеенным к ней ярлычком. Таким образом, в конце смены ответственное лицо сможет визуально пересчитать «пустые упаковки» и внести данную цифру в отчет. Цифры во всех точках контроля всегда должны совпадать.